Clinica

O TGA Clínica é um módulo desenvolvido para facilitar o gerenciamento dos atendimentos de clínicas médicas e odontológicas, reunindo em um único ambiente as principais informações dos pacientes.

Por meio dele, é possível organizar a agenda de consultas, consultar prontuários, registrar orçamentos, acompanhar tratamentos, emitir receitas, armazenar imagens e documentos e gerar termos e atestados.

O módulo também permite o envio de mensagens pelo WhatsApp para confirmação e lembrete de agendamentos, contribuindo para a organização dos atendimentos e a agilidade na rotina da clínica.

2. Conhecendo o módulo

O TGA Clínica centraliza o acompanhamento do paciente desde o agendamento até a finalização do atendimento.

As principais funcionalidades disponíveis são:

1. Agenda de Consultas: gerenciamento dos agendamentos por dia ou semana.
2. Prontuário: consulta do histórico e das informações do paciente.
3. Orçamento: registro e apresentação dos valores dos procedimentos.
4. Tratamento: acompanhamento dos procedimentos pendentes e finalizados.
5. Receituário: emissão e impressão de receitas médicas ou odontológicas.
6. Imagens: armazenamento de imagens relacionadas ao paciente.
7. Documentos: inclusão e consulta de documentos em PDF.
8. Termos/Atestados: emissão e impressão de documentos médicos ou odontológicos.
9. WhatsApp: envio de mensagens de confirmação e lembretes dos agendamentos.

3. Agenda de Consultas

A Agenda de Consultas é o ponto de partida para organizar os atendimentos da clínica.

Ao acessar o módulo, o sistema apresenta os agendamentos da semana, permitindo também visualizar os compromissos individualmente por dia.

Caminho de acesso:

Movimento → Agendamento.

3.1. Realizando um novo agendamento

Para cadastrar um novo agendamento:

1. Acesse a tela Agenda de Consultas.
2. Clique no botão Novo.
3. Preencha as informações do agendamento.
4. Confira os dados informados.
5. Salve o registro.

Durante o cadastro, informe:

1. Data: dia em que será realizado o atendimento.
2. Horário: horário previsto para o atendimento.
3. Duração: tempo estimado para realização do atendimento.
4. Cliente/Paciente: selecione o paciente cadastrado.
5. Profissional: selecione o profissional responsável.
6. Status: informe a situação inicial do agendamento.
7. Tipo de atendimento: selecione o tipo correspondente.
8. Sala: informe a sala onde será realizado o atendimento.
9. Observação: utilize esse campo para registrar informações adicionais, quando necessário.

Atenção

O sistema não permite realizar dois agendamentos para o mesmo profissional no mesmo horário, evitando conflitos na agenda.

3.2. Visualização dos agendamentos

Na agenda, é possível acompanhar os compromissos registrados, consultando os atendimentos da semana ou selecionando a visualização por dia.

Também é possível pesquisar os agendamentos conforme seus respectivos status, facilitando a identificação dos atendimentos pendentes, finalizados ou cancelados.

4. Realizando o Atendimento

Após cadastrar o agendamento, é possível iniciar o atendimento diretamente pela Agenda de Consultas.

Para isso:

1. Acesse a tela Agenda de Consultas.
2. Selecione o agendamento desejado.
3. Clique no botão Atendimento, localizado na parte superior da tela.

Como alternativa, também é possível abrir o atendimento com um duplo clique sobre o agendamento.

Ao abrir, o sistema apresenta a tela de movimentação do paciente, contendo o prontuário e o histórico de procedimentos realizados, pendentes e em andamento.

4.1. Iniciando o atendimento

Antes de realizar qualquer procedimento, clique em Iniciar atendimento.

Após iniciar, os recursos disponíveis serão liberados no menu lateral, permitindo registrar e consultar as informações relacionadas ao paciente.

4.2. Menu Sobre

O menu Sobre permite consultar o histórico do paciente, reunindo as informações dos atendimentos e procedimentos registrados anteriormente.

Essa funcionalidade facilita o acompanhamento do histórico clínico e a consulta dos registros já realizados.

4.3. Menu Orçamento

No menu Orçamento, são registrados os valores dos procedimentos que serão apresentados ao paciente.

O orçamento permite que o paciente analise os procedimentos propostos e decida se deseja realizá-los.

Quando o orçamento for aprovado, os procedimentos poderão seguir para a etapa de tratamento.

4.4. Menu Tratamento

O menu Tratamento apresenta os procedimentos vinculados ao paciente, permitindo acompanhar aqueles que estão pendentes ou já foram finalizados.

Após realizar um procedimento, selecione o tratamento correspondente e clique em Finalizar.

O sistema apresentará uma janela para preenchimento de informações adicionais, caso exista alguma observação ou alteração que precise ser registrada.

Após conferir as informações, confirme a finalização do tratamento.

4.5. Finalizando o atendimento

Depois de concluir os procedimentos necessários, clique em Finalizar Atendimento.

O sistema apresentará uma mensagem solicitando a confirmação do encerramento.

Ao clicar em OK, o atendimento será finalizado e será apresentada a possibilidade de agendar um retorno, caso necessário.

Alteração do status do agendamento:

1. Aguardando atendimento: situação do agendamento antes da conclusão do atendimento.
2. Atendimento finalizado: situação após a finalização do atendimento.
3. Aguardando atendimento: quando for realizado um novo agendamento de retorno, o compromisso ficará registrado novamente como aguardando atendimento.

5. Receituário

O menu Receituário permite ao profissional médico ou odontológico registrar as receitas e prescrições necessárias ao paciente.

Por meio dessa funcionalidade, é possível:

1. Incluir uma nova receita.
2. Registrar os medicamentos prescritos.
3. Consultar as receitas cadastradas.
4. Realizar a impressão do receituário.

As receitas ficam vinculadas ao prontuário do paciente, facilitando a consulta dos registros durante os atendimentos.

6. Imagens e Documentos

O módulo disponibiliza recursos para armazenar imagens e documentos relacionados ao paciente, permitindo manter essas informações organizadas junto ao prontuário.

6.1. Adicionando imagens

No menu Imagens, é possível incluir arquivos de imagem relacionados ao paciente.

Os formatos aceitos são:

1. JPG;
2. JPEG;
3. PNG;
4. BMP.

Limite de tamanho das imagens

O tamanho máximo permitido é de 1 MB.

Caso seja selecionada uma imagem maior que o limite, o sistema apresentará uma mensagem perguntando se deseja redimensionar o arquivo para atender ao requisito.

Caso seja selecionado um arquivo em formato não suportado, o sistema apresentará uma mensagem informando que não foi possível inserir a imagem.

6.2. Visualizando imagens

Após adicionar as imagens, elas ficam disponíveis para consulta no próprio menu Imagens.

Basta selecionar o arquivo desejado para visualizar o conteúdo.

6.3. Adicionando documentos

Além das imagens, o sistema permite armazenar documentos relacionados ao paciente.

Para adicionar um documento:

1. Acesse o menu Documentos ou a opção correspondente na área de imagens e documentos.
2. Selecione o arquivo desejado.
3. Confirme a inclusão.

Formato permitido

Para inclusão de documentos, o sistema aceita exclusivamente arquivos em formato PDF.

Após adicionar o arquivo, o sistema abre automaticamente o documento utilizando o leitor de PDF padrão do computador.

Para consultar posteriormente, basta selecionar o documento desejado na listagem.

7. Termos e Atestados

O menu Termo/Atestado permite emitir documentos médicos ou odontológicos relacionados ao atendimento do paciente.

Por meio dessa funcionalidade, é possível gerar documentos para:

1. Certificar as condições de saúde do paciente.
2. Registrar atestados médicos ou odontológicos.
3. Emitir termos de autorização para realização de tratamentos.
4. Manter o histórico dos documentos emitidos.

7.1. Emitindo um novo termo ou atestado

Para cadastrar um documento:

1. Acesse o menu Termo/Atestado.
2. Clique em Novo.
3. Preencha as informações conforme a necessidade.
4. Confira os dados.
5. Clique em Salvar.

7.2. Imprimindo termos e atestados

Após salvar o documento, ele ficará disponível na listagem.

Para realizar a impressão:

1. Localize o termo ou atestado desejado.
2. Selecione o registro.
3. Utilize a opção de impressão correspondente.

A impressão será realizada conforme o tipo de documento selecionado.

8. Envio de Confirmação e Lembretes pelo WhatsApp

O TGA Clínica disponibiliza o envio de mensagens pelo WhatsApp para facilitar a comunicação entre a clínica e seus pacientes.

O recurso permite encaminhar mensagens de confirmação dos agendamentos e lembretes sobre consultas programadas.

O envio pode ser realizado de duas formas:

1. Automático: por meio de regras de envio previamente definidas.
2. Manual: diretamente pela Agenda de Consultas ou pela tela de agendamento.

8.1. Envio automático

O envio automático permite que o sistema encaminhe mensagens conforme as regras estabelecidas para os agendamentos.

Para utilizar esse recurso, são necessárias duas etapas: cadastrar as mensagens e definir as regras de envio.

Etapa 1 – Cadastro das mensagens

Devem ser cadastrados dois modelos de mensagem:

1. Mensagem de confirmação: utilizada para confirmar o agendamento após seu registro.
2. Mensagem de lembrete: utilizada para lembrar o paciente sobre a consulta agendada.

Durante o cadastro, o sistema disponibiliza variáveis que podem ser utilizadas para personalizar o conteúdo das mensagens.

Essas variáveis permitem montar textos personalizados com as informações correspondentes ao agendamento.

Etapa 2 – Criação das regras de envio

Após cadastrar os modelos de mensagens, devem ser definidas as regras responsáveis pelo disparo automático.

Estão disponíveis os seguintes tipos:

Regra 1 – Envio ao finalizar o agendamento

Após salvar o agendamento, o sistema realiza o envio automático da mensagem de confirmação.

Regra 2 – Envio antes do horário agendado

Permite programar o envio de uma mensagem de lembrete com antecedência em relação ao horário da consulta.

O envio será realizado conforme o tempo configurado na regra.

Regra 3 – Envio antes da data agendada

Permite programar o envio de uma mensagem de lembrete com antecedência em relação à data da consulta.

A quantidade de dias de antecedência será definida na regra de envio.

8.2. Envio manual pela Agenda de Consultas

Também é possível enviar uma mensagem manualmente, diretamente pela tela da Agenda de Consultas.

Para realizar o envio:

1. Acesse a Agenda de Consultas.
2. Selecione o agendamento desejado.
3. Localize o botão de envio de mensagem pelo WhatsApp, disponibilizado na parte superior direita da tela.
4. Clique para abrir a janela de envio.
5. Selecione o número de telefone para o qual deseja enviar a mensagem.
6. Personalize o conteúdo, caso necessário.
7. Realize o envio.

8.3. Envio manual pela tela de agendamento

O envio também pode ser realizado diretamente na tela de cadastro ou edição do agendamento.

Para isso:

1. Abra o agendamento desejado.
2. Clique na opção Enviar.
3. Na janela apresentada, selecione o número de telefone do destinatário.
4. Personalize a mensagem, se necessário.
5. Confirme o envio.

Dessa forma, a clínica pode encaminhar confirmações e lembretes individualmente, sem depender das regras automáticas.

9. Fluxo de utilização do TGA Clínica

O fluxo abaixo apresenta a sequência geral de utilização do módulo, desde o agendamento até a finalização do atendimento.

1. AGENDA DE CONSULTAS

↓

Cadastrar o agendamento do paciente, informando data, horário, profissional, tipo de atendimento e sala.

2. CONFIRMAÇÃO / LEMBRETE

↓

Enviar mensagem ao paciente pelo WhatsApp, de forma automática ou manual.

3. INICIAR ATENDIMENTO

↓

Selecionar o agendamento e clicar em Atendimento para acessar o prontuário do paciente.

4. REALIZAR PROCEDIMENTOS

↓

Registrar orçamentos, acompanhar tratamentos e emitir receitas.

5. REGISTRAR DOCUMENTOS

↓

Adicionar imagens, documentos em PDF, termos e atestados ao prontuário.

6. FINALIZAR ATENDIMENTO

↓

Concluir os procedimentos e confirmar o encerramento do atendimento.

7. AGENDAR RETORNO

↓

Caso necessário, registrar um novo agendamento para o paciente.

10. Considerações importantes

1. O TGA Clínica está disponível a partir da versão 23.11.01.
2. O agendamento não permite conflitos de horário para o mesmo profissional.
3. Para realizar procedimentos na tela de atendimento, é necessário clicar em Iniciar atendimento.
4. A finalização de um tratamento e a finalização do atendimento são operações distintas.
5. Ao finalizar o atendimento, o sistema permite registrar um agendamento de retorno.
6. As imagens devem estar nos formatos JPG, JPEG, PNG ou BMP, respeitando o limite de 1 MB.
7. Os documentos anexados devem estar no formato PDF.
8. As receitas, termos e atestados podem ser impressos conforme os modelos relacionados às respectivas ações de impressão.
9. O envio de mensagens pelo WhatsApp pode ser realizado manualmente ou por regras automáticas.